Overhead

Wat is overhead?
De commissie BBV legt de overhead uit als alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het primaire proces zijn de kerntaken van de gemeente. Dit zijn de producten en diensten waarmee we de inwoner helpen. Alle kosten die we maken bij de sturing en ondersteuning hiervan zijn dus overheadkosten.

In de begroting verzamelen we de kosten zoveel mogelijk op het programma waar ze horen. De overheadkosten verdelen we niet over de programma's. Deze kosten verzamelen we op een apart overzicht overhead en zijn daarmee beter zichtbaar.

Welke indeling?
In de regelgeving is de overhead verdeeld in vier hoofdgroepen.

1. Loonkosten overhead
   Het gaat hier om de loonkosten van:

1. Leidinggevenden in het primaire proces
2. Financiën, toezicht en controle
3. P&O
4. Inkoopfunctie
5. Communicatiefunctie
6. Juridische zaken
7. Bestuurszaken en bestuursondersteuning
8. Informatievoorziening en automatisering
9. Documentaire informatie voorziening (DIV) / informatiebeheer
10. Facilitaire Zaken en huisvesting
11. Managementondersteuning in het primaire proces

2. ICT-kosten
   Dit zijn bijvoorbeeld de computers, intranet, applicatiebeheer en de Windows software.
3. Huisvestingskosten
   De onderhoudskosten en kapitaallasten (rente en afschrijving) van bijvoorbeeld het gemeentehuis horen hier ook bij.
4. Uitbestedingskosten bedrijfsvoering
   Het gaat hier om uitbesteding van reguliere overheadtaken (bijv. schoonmaak) of inhuur van overheadpersoneel.

Overhead in cijfers:

Voor de gemeente Berg en Dal leidt dit tot de volgende ramingen, die we opgenomen hebben in onze begroting:

ad 1 Loonkosten overhead
Deze raming bestaat naast directe loonkosten uit:

• de kosten van participatiebanen;
• de kosten van inhuur;
• diverse kosten, waaronder opleidingen, abonnementen, vakliteratuur en lidmaatschappen.

ad 2 ICT-kosten
Deze raming bestaat uit:

• kosten van onderhoud software;
• leasekosten van de PC's;
• bijdrage aan de IRVN (ICT Rijk van Nijmegen).

ad 3 Huisvestingskosten
Deze raming bestaat uit:

• kosten gemeentehuis in Groesbeek;

ad 4 Uitbestedingskosten bedrijfsvoering
Deze raming bestaat uit:

• stelpost inhuur
• stelpost flexibele schil

Een stelpost is een raming/reservering voor uitgaven waarvan we nog niet weten waar die precies thuishoren. Een voorbeeld hiervan is de stelpost voor inhuur. Deze zetten we in voor vervanging bij uitval van een zieke medewerker of bij het opvangen van werkzaamheden als we een vacature niet kunnen invullen. Bij de raming van zo'n stelpost inhuur weten wij wel vooraf dat het nodig is, maar nog niet voor welke afdelingen we dit budget moeten inzetten. We kunnen daarom deze ramingen niet vooraf toerekenen aan de programma's. Dat is de reden waarom we deze meenemen in de overhead.
Daarnaast is er een flexibele schil, dat zijn middelen (mensen en geld) die we vanuit de flexibele schil inzetten om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen.

Toerekening aan projecten/grondexploitatie
Een deel van de overheadkosten rekenen we toe aan de projecten/grondexploitatie. Deze overheadkosten drukken daardoor niet op het begrotingssaldo.

Opslag overhead
De overheadkosten verdelen we niet, maar moeten we in de begroting apart zichtbaar maken. Dat gebeurt in dit programma.
De kosten die we doorrekenen aan de programma's mogen alleen nog maar zogenaamde directe kosten zijn en dat is overhead niet.

Bij het berekenen van kostendekkendheid (bij tarieven) mogen we wel een opslag voor overhead meenemen, zodat de kosten juist en volledig zijn. De kosten verhogen we dan met een percentage voor de overhead.

Daarnaast is het mogelijk om de overhead uit te drukken als percentage van de formatie.

Opslagpercentage (op basis van euro's)

Zoals hierboven aangegeven bedragen onze overheadkosten in totaal € 10.001 (x 1.000).
De direct toegerekende loonkosten bedragen in totaal € 10.996 (x 1.000).

Het opslagpercentage is dan 10.001 / 10.996 x 100% = 90,95%.

Dit betekent dat we de directe loonkosten verhogen met 90,95%, zodat de overhead juist meegenomen wordt.

Percentage formatie (op basis van fte's)

Kijken we naar de formatie (hoeveel personeel overhead is er opgenomen in de begroting ten opzichte van het totaal), dan komen we tot de volgende berekening (1 fte is één fulltime medewerker):

Onze totale formatie is 219,82 fte (exclusief flexibele schil).
Hiervan heeft 75,35 fte (verspreid over de hele organisatie) betrekking op overhead.

Het percentage overhead van de formatie is dan 75,35 fte / 219,82 fte = 34%.

Dit betekent dat 34% van onze formatie belast is met overheadwerkzaamheden. Dit percentage is ongeveer gelijk aan de voorgaande jaren (2019: 35% en 2020: 32%).
In 2017 hebben we een benchmark uitgevoerd en daaruit bleek dat wij onder het gemiddelde zitten voor wat betreft kosten voor overhead.

Voor meer informatie over de organisatie en de bedrijfsvoering verwijzen wij je naar de paragraaf Bedrijfsvoering.