Bedrijfsvoering

Diversiteit
Het onderwerp gelijke behandeling is wereldwijd een thema waar veel aandacht voor is. De gemeente Berg en Dal vindt het belangrijk de nodige aandacht te schenken aan de manier waarop wij omgaan met gelijke behandeling en diversiteit van ons personeelsbestand. We willen dat iedereen de kans krijgt om aan het werk te zijn. Hier investeert onze organisatie in. We gaan aan de slag met het opstellen van een diversiteitsbeleid. Kwaliteiten, vaardigheden en talenten zijn van belang. Hier selecteert de organisatie op in werving en selectie procedures. We zoeken de juiste kanalen om verschillende doelgroepen te benaderen. Wat er niet toe doet is geslacht, leeftijd, herkomst of handicap.

In de hele organisatie maken we ruimte voor werkervaringsplaatsen en banen die onder de banenafspraak vallen. Ook statushouders voorzien wij wanneer dit kan van een werkervaringsplaats of taalstage. Een taalstage is een combinatie tussen een kennismaking met de arbeidsmarkt en de ontwikkeling van de Nederlandse taal. Iedereen verdient een kans om aan het werk te zijn en om zijn of haar plaats op de arbeidsmarkt te verbeteren. Als gemeente vinden we onszelf een voorbeeld. We werken aan verjonging door onder andere stages en traineeships beschikbaar te stellen. Dit heeft als gevolg dat wij soms banen, werkplekken of opdrachten creëren voor stagiairs en trainees. Ondanks de Corona crisis blijven wij dit doen.

Flexibel werken
De principes van flexibel werken worden in de samenleving steeds belangrijker. De organisatie biedt deze mogelijkheid, maar de faciliteiten zijn daar nog niet op ingericht. Waar het eerst vanzelfsprekend was dat werknemers veelal voor het werk naar het gemeentehuis kwamen is dat nu anders. We gaan flexibel(er) werken. Deze nieuwe manier van werken vraagt om meer flexibiliteit en loslaten van ‘oude vertrouwde gewoontes’.

De corona crisis heeft ons in sneltreinvaart doen inzien dat het gemeentehuis als werkplek niet meer in alle gevallen voldoet. Een ‘ontmoetingsplaats’ waar werknemers, inwoners, klanten, leveranciers en partners samenkomen is wat aansluit bij onze doelen en ambities. Voor de binding met de organisatie is het belangrijk dat werknemers elkaar kunnen blijven zien als dat nodig is. Dit hoeft niet enkel in het gemeentehuis, maar kan ook op een andere locatie. We gaan uit van creativiteit, zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid. Er is aandacht voor duurzame inzetbaarheid door het faciliteren van een veilige en fijne werkomgeving en een prettige werksfeer. Flexibel werken is ‘activity based’, oftewel je kiest de plek die het best bij je activiteit past. Thuis is dan slechts één optie. We faciliteren een verantwoorde overgang naar het nieuwe normaal. Om dit mogelijk te maken passen we werkprocessen, werkplekken en vergaderruimtes aan en faciliteren in wat er nodig is om op een prettige en veilige manier flexibel te kunnen werken.

Gezond werken
Onderdeel van goed werkgeverschap is de zorg voor ons personeel. Hier hoort een arbobeleid bij. Dit arbobeleid is gericht op het voorkomen van verzuim en het bieden van een veilige werkomgeving. In sommige gevallen is verzuim niet te voorkomen. In die gevallen zorgen we ervoor dat dit zo kort mogelijk duurt en dat we dit goed begeleiden. Dit is niet alleen belangrijk voor onze medewerkers, maar heeft ook invloed op het imago van de gemeente, het vinden en behouden van goed personeel en lage verzuimcijfers en -kosten.

Opleidingsplan
De organisatie is continue in ontwikkeling. Dit komt door veranderingen in wet – en regelgeving, organisatorische ontwikkelingen en trends in de samenleving en op de arbeidsmarkt. Opgavegericht werken, digitalisering, de omgevingswet en projectmatig samenwerken zijn voorbeelden van deze ontwikkelingen. Dit stelt eisen aan de kennis en kunde van onze medewerkers. Om hier gericht actie op te ondernemen krijgt de organisatie een strategisch opleidingsvisie- en plan. Hiermee dagen we iedere werknemer uit om het beste uit zichzelf te halen, waarbij de werknemer zich ontwikkelt op basis van persoonlijke en professionele motivatie. Elke werknemer beschikt over de juiste competenties, kennis en vaardigheden om niet alleen de functie uit te voeren zoals de organisatie dat verwacht, maar ook flexibel inzetbaar te zijn in projecten en opgaven. De leidinggevende is hier medeverantwoordelijk voor en stimuleert en monitort de ontwikkeling van de werknemer aan de hand van ontwikkelgesprekken.

Ontwikkeling van de formatie
Formatie
We bekijken de formatie en inhuur steeds opnieuw als er nieuwe of veranderende taken ontstaan. Door veranderende taken kunnen functies veranderen. De kans bestaat dat er nieuwe functies komen of dat we functies anders of niet meer invullen. In 2021 voeren we een benchmark (vergelijkingsonderzoek) uit. Dit onderzoek geeft inzicht in hoe onze kosten en formatie per taak zich verhouden tot die van andere, vergelijkbare gemeenten.

Voor 2021 is de geraamde formatie 219,49 Fte (exclusief flexibele schil). Ten opzichte van de raming in 2020 (216,95 Fte) is dit 2,54 Fte meer. Deze groei komt doordat een aantal inhuurcontracten bij het team Informatie (Informatiemanager en Data-analist) omgezet zijn naar een vaste aanstellingen bij onze gemeente (ongeveer 1,5 Fte). Ook is voor een deel van deze omzetting, de flexibele schil ingezet.
Daarnaast zetten we tijdelijk extra formatie in voor schuldhulpverlening (ongeveer 1 Fte).
Voor een totaaloverzicht van de formatie is een bijlage opgenomen.

Vanaf 2021 bereiken 30 medewerkers binnen vijf jaar hun AOW gerechtigde leeftijd. Hierdoor kunnen vacatures ontstaan net als door interne of externe veranderingen. Mede in het kader van de huidige financiële positie van de gemeente bekijken we bij iedere vacature of en op welke manier we deze moeten invullen. Het overdragen van kennis is door het vertrek van de medewerkers de komende jaren belangrijk. De bestaande kennis mag niet verdwijnen uit de organisatie. Hierdoor blijft de kwaliteit van onze dienstverlenging richting de inwoners op peil.
De organisatie biedt medewerkers van 60 jaar of ouder de mogelijkheid om gebruik te maken van het generatiepact.

Flexibele schil
De totale formatie is afgestemd op de omvang van de taken die de gemeente uitvoert. Om goed in te kunnen spelen op externe ontwikkelingen en niet voortdurend een beroep te hoeven doen op extra (belasting)gelden, is de organisatie in 2015 gestart met een flexibele schil (± 15 fte). De flexibele schil is onderdeel van de totale formatie.

Het belangrijkste deel van de flexibele schil is na de herindeling ingezet om niet voorziene taken in de formatie op te vangen. Daarnaast zetten we dit budget in om tijdelijke schommelingen in de werklast of tijdelijke knelpunten op te lossen. De flexibele schil is daarmee inmiddels niet zo flexibel meer.

Onze manier van werken - organisatie ontwikkeling
Onze belangrijkste taak is het leveren van optimale dienstverlening aan onze inwoners. En het ondersteunen van de ambities van ons bestuur. Dat doen wij ook, maar de samenleving en onze rol als (gemeentelijke) overheid verandert. Om onze taak goed uit te kunnen blijven voeren, moeten wij mee veranderen. Daarom passen we de organisatiestructuur aan zodat deze nieuwe manieren van werken beter ondersteunt. Daarnaast willen we opgavegericht gaan werken. Dit vraagt om nieuwe manieren van werken, vaardigheden en gedrag.  

De aanpassing van de structuur zorgt ervoor dat er twee lijnen ontstaan waarlangs gewerkt wordt. De lijn van de reguliere werkzaamheden (lijnorganisatie) en de lijn van opgaven. De lijnorganisatie bestaat uit 15 teams, aangestuurd en gefaciliteerd door teamleiders en bedrijfsleiders. Deze teams zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van de reguliere taken van de organisatie, efficiënt en effectief. Grotere, complexe vraagstukken pakken we aan als opgaven, waar we kennis en kunde rond het thema samenbrengen.

Een manier van werken om te werken aan een opgave is projectmatig samenwerken. Maar niet alleen in opgaven gebruiken we dit. Projectmatig samenwerken gebeurt ook in de lijnorganisatie en is een onderdeel van onze werkwijze en cultuur. Wij werken zo om in onze organisatie projecten beter kunnen aansturen en beheersen. De risico's maken we op deze manier inzichtelijk. We hebben hiervoor een handboek ontwikkelt en verschillende tools. Er zijn al veel collega’s die de training hebben gevolgd en we gaan nog even door het met aanbieden van trainingen. Daarnaast is er begeleiding voor projectleiders en projectmedewerkers om het projectmatig samenwerken in het dagelijks werk in te voeren.